Ambtelijk secretaris

coloumn image

Ambtelijk secretariaat

Secretariaatswerkzaamheden zoals notuleren, archiveren, agenderen en correspondentie. Hoewel een ambtelijk secretaris een zeer veelzijdige functie is, moeten ook de standaard administratieve taken gedaan worden. Ik beheers deze standaard werkzaamheden uiteraard goed en indien nodig voer ik ze ook uit als onderdeel van het totaalconcept. Daarnaast vraagt communicatie met je achterban, bestuurder en externen veel aandacht en aparte expertise, ook hierin kan ik een OR helpen door bijvoorbeeld contactpersoon te zijn naar zowel de interne (OR) als externe organisatie.

coloumn image

Continuïteit borgen

Vergaderen vergt voorbereiding, planning, organisatie, een gedegen verslaglegging, en nakoming van acties en afspraken. Vaak worden vergaderingen gehouden, waar wel veel wordt besproken maar waar niet tot de kern van de zaak wordt gekomen. Er worden geen concrete acties afgesproken, men volgt uitgezette acties niet tijdig op etc. De ambtelijk secretaris houdt een ‘oogje in het zeil’ en zorgt ervoor dat alle elementen grondig en tijdig worden opgepakt en uitgevoerd. Dit lijkt een eenvoudige taak maar vraagt een gedegen organisatietalent alsmede een strak timemanagement.

coloumn image

wetten / procedures

Het is voor medezeggenschapsleden vaak moeilijk om wetgeving en juridische procedures te doorgronden. Vooral in combinatie van artikelen raken zij regelmatig de weg kwijt, zien “door de bomen het bos niet meer”. De ambtelijk secretaris staat hen bij met raad en daad. Daarnaast ondersteun ik de medezeggenschap in acties die voortvloeien vanuit de bewaking op naleving, bijv. in de gesprekken met bestuurders en vakorganisaties.